Was ist Change Management?

Change Management und Organisationsentwicklung können schnell miteinander verwechselt werden, weisen jedoch Unterschiede auf. Das Change Management verfolgt ein oder mehrere klar definierte Ziele, während sich die Organisationsentwicklung auf die soziale Komponente fokussiert. Das heißt, Prozesse und Struktur innerhalb der Organisation werden derart optimiert, dass wirtschaftliche Ziele mit den persönlichen Zielen und Handlungsspielräumen der Mitarbeiter*innen übereinstimmen und Mehrwert schaffen.

Während beim Change Management die Veränderung durch die Unternehmensführung angestoßen wird, werden in der Organisationsentwicklung die Veränderung gemeinsam und fortlaufend mit den Angestellten entwickelt. Dementsprechend braucht es auch keine Planung hinsichtlich der Abfederung negativer Gefühle bei den Angestellten, wie beim Change Management. Bei der Organisationsentwicklung sind Veränderungen intrinsisch motiviert und erwirkenbewirken somit eine positive Aufnahme seitens der Mitarbeiterschaft. Auch sind bei der Organisationsentwicklung – anders als beim Change Management – weniger bis keine externen Expert*innen gefragt, die Veränderungen konzipieren und begleiten.

Das klassische Change Management erfolgt top-down. Das heißt, Änderungen werden „wasserfallartig“ von oben vorgegeben. Die Führung plant die Veränderungen in der Organisation und führt sie strikt durch, was allerdings Risiken birgt. Eventuell nehmen Mitarbeiterschaft und andere Stakeholder die Veränderungen negativ auf und setzen die geplanten Veränderungen nur teilweise oder kaum um. 

Das klassische Change Management geht dabei wie folgt vor:

• Diagnose genereller Defizite und Probleme für Organisationen in der Branche. Dazu gehört auch Ursachenforschung.
• Analyse der Defizite und Probleme in der eigenen Organisation.
• Formulierung eines klaren Anfangspunkts und Ziels.
• Konzeptionierung konkreter Lösungswege.
• Bewertung der Ergebnisse.

Dahingegen verfolgt das agile Change Management bzw. Lean Management ein bottom-up Prinzip. Mitarbeitende und Kundschaft stehen im Fokus des Veränderungsprozesses, auf ihr Feedback wird reagiert. Dafür werden Veränderungsprozesse schrittweise vorgenommen, um verschiedene Ansätze testen und optimieren zu können. Die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende und andere Stakeholder die Veränderungen annehmen, steigt. 

Das agile Lean Management geht dabei wie folgt vor:

• Nach der Diagnose und Analyse wird ein veränderbarer Zielzustand definiert.
• Änderungsprozess startet in einem kleinen Teilbereich des Unternehmens, um erste Ansätze zu testen.
• Auswerten der ersten Ergebnisse.
• Auf Basis dieser Ergebnisse werden Ziel und Prozesse angepasst.
• Änderungsprozess wird nach Anpassungen in einem anderen Teilbereich getestet.
• Auswerten der weiteren Ergebnisse und fortlaufende Anpassung des Prozesses und des Ziels.

Um das Change Management möglichst übersichtlich und effizient zu gestalten, bieten sich verschiedene Modelle an. An ihnen können sich Führungskräfte orientieren.

3-Phasen-Modell von Kurt Lewin

Das 3-Phasen-Modell hat der Psychologe Kurt Lewin ursprünglich für die Organisationsentwicklung konzipiert. Das in den 1940er Jahren entwickelte Modell kommt heute allerdings im Change Management zum Einsatz. Lewin beschreibt die Veränderung in der Organisation mit den Phasen eines Eiswürfels:

• Phase 1: Auftauen (gemäßigte widerstrebenden Kräfte)
• Phase 2: Änderung bzw. Neuformung (starke widerstrebenden Kräfte)
• Phase 3: Einfrieren (gemäßigte widerstrebenden Kräfte)

Die widerstrebenden Kräfte in der Phase 2 wirken stark und sorgen für einen Leistungseinbruch. Daher müssen die Veränderungen in der Phase 3 vom Management stabilisiert werden.

8-Stufen-Modell nach Kotter 

John Paul Kotter, Professor für Führungsmanagement an der Harvard Business School, entwickelte sein Modell, um eine Lösung für typische Fehler im TransformierungsprozessTransformationsprozess von Organisationen anzubieten. Bei ihm stehen die Mitarbeiter*innen und deren Bedürfnisse im Vordergrund. 

Die 8 Stufen orientieren sich an drei Oberkategorien, welche vorbereitend, ausführend und aufrechterhaltend wirken.

Die Initiative der Mitarbeiterschaft bestimmt das Change Management. Lehnt sie neue Prozesse und Arbeitsweisen ab, bleibt das Veränderungsmanagement erfolglos. Aber auch bei Erfolg muss es zunächst mit Widerständen der Mitarbeiter*innen rechnen. Auf folgende Phasen muss sich die Unternehmensführung einstellen:

• Schock: Die Angestellten erfahren von der geplanten Veränderung. Oftmals verstehen sie die notwendigen Veränderungen nicht und reagieren mit Schock und haben Angst vor Überforderung oder sogar davor, ihre Stellung zu verlieren.
• Widerstand: Mitarbeiter*innen möchten sich nicht von ihrer routinierten Arbeitsweise lösen und lehnen die geplanten Veränderungen ab – manche offen, manche innerlich. Die Unternehmensführung sollte hierbei Mitarbeiter*innen zuhören und Gegenvorschläge auf Augenhöhe diskutieren. 
• Trauer: Die UnternehmungsführungUnternehmensführung setzt Veränderungen konsequent um und die Angestellten realisieren, dass der Prozess nicht aufzuhalten ist. Diese Erkenntnis macht Mitarbeiter*innen oft traurig, das Altbewährte geht verloren. Organisationen sollten hier den Angestellten zur Seite stehen. 
• Abschied: Die Mitarbeiter*innen geben alte Gewohnheiten auf und finden sich mit der Veränderung ab. Hier muss die Unternehmensführung Halt geben und die Chancen und Perspektiven der Veränderung kommunizieren. Auch sollte sie (kleine) Erfolge würdigen.
• Aufgeschlossenheit: Die Angestellten suchen ihren neuen Platz innerhalb der sich verändernden Organisation und sind bereit, Neues auszuprobieren und zu lernen. Sie gestalten die Veränderung mit. Die Unternehmensführung sollte diesen Moment nutzen, um in den konstruktiven Dialog zu gehen und Feedback aufzunehmen. Prozesse und Ziele sollten sie dementsprechend anpassen. Mitarbeiter*innen können hier individuell gefördert und Leistungen gewürdigt werden.
• Integration: Die Veränderung ist nun real, Mitarbeiter*innen sind mit dem neuen Zustand vertraut. Die Führung kann jetzt Prozesse und Ziele weiter optimieren, um den Wandel langfristig zu stabilisieren.

Die erfolgreiche Umsetzung einer Veränderung erreichen Change Manager*innen, indem sie Einzelschritte genau planen. Neben der Planung steuern und kontrollieren Sie zudem jeden Schritt. Dafür greifen sie in laufende Veränderungen ein, wenn der Prozess stockt oder wenn droht, dass finanzielle oder zeitliche Rahmen überschritten werden. Für jeden einzelnen Schritt verwendet das Change Management spezielle Methoden und Werkzeuge. 

Einzelschritte des Change Management

Einzelne Schritte, die eine Veränderung in der Organisation schaffen, sind folgende:

1. Defizitbewusstsein: Es besteht ein herrschender oder ein sich abzeichnender Mangel innerhalb der Organisation (zum Beispiel: Umsätze sinken, Mitarbeiterschaft ist unzufrieden, Umstrukturierung erfordert Anpassung). Der Führung wird bewusst: Ohne Änderungsprozess kann die Organisation nicht weiter bestehen.
2. Problemanalyse: Der Ursprung und die Auswirkungen des Mangels benötigen eine Untersuchung. Die Führung muss sich fragen, ob sie die Probleme in ihrem Umfang selbst erfassen kann oder ob sie externe Hilfe benötigt.
3. Zielformulierung: Sobald die Organisation erfasst hat, woher die Probleme rühren und wie sie sich auswirken, formuliert sie ihren Zielzustand. Das Ziel muss sinnvoll und erreichbar sein. Dieser Schritt erfordert Genauigkeit, weswegen Organisationen hier oftmals externe Beratung suchen.
4. Konzepterstellung: Steht das Ziel fest, muss gefragt werden, wie es erreicht wird und welche konkreten Prozesse dafür notwendig sind. In diesem Schritt werden auch die Budgetierung und der zeitliche Rahmen bestimmt.
5. Kontrolle: Während der gesamten Umsetzung greift das Change Management ein und lenkt den Prozess in geordnete Bahnen. Dazu ist eine genaue Dokumentation und Reporting notwendig, um Prozesse zu optimieren und den angestrebten Zielzustand zu erreichen. Die Veränderung benötigt Stabilisierung.

Methoden und Werkzeuge

Um den idealen Zielzustand zu bestimmen, braucht es Daten und Informationen, die mit entsprechenden Methoden gewonnen werden. Auf ihnen basiert die Umsetzung. Für einen erfolgreichen Veränderungsprozess ist vor allem der menschliche Faktor entscheidend: Die Mitarbeiterschaft muss nicht nur die Veränderung annehmen, sondern auch mittels Kompetenzen umsetzen können. Die Führung hingegen benötigt ein Coaching, um entsprechend voranschreiten zu können. Folgende Methoden und Werkzeuge können den einzelnen Prozessschritten hilfreich sein:

1. Defizitbewusstsein: 
   • Marktforschung
   • Konkurrenzanalyse
   • Umfragen innerhalb der Organisation
2. Problemanalyse
   • Analyse der Organisationskultur
   • Prozessanalyse
3. Zielformulierung
   • Maßnahmen zur Verbesserung der Kommunikation
   • Konfliktmanagement
   • Strategie-Workshops
4. Konzepterstellung
   • Team Building-Maßnahmen
   • Einzelcoachings
   • Stakeholder-Analyse
   • Coaching der Führungskräfte
5. Kontrolle
   • Prozessoptimierung 
   • Change Reporting

Die erfolgreiche Umsetzung einer Veränderung erreichen Change Manager*innen, indem sie Einzelschritte genau planen. Neben der Planung steuern und kontrollieren Sie zudem jeden Schritt. Dafür greifen sie in laufende Veränderungen ein, wenn der Prozess stockt oder wenn droht, dass finanzielle oder zeitliche Rahmen überschritten werden. Für jeden einzelnen Schritt verwendet das Change Management spezielle Methoden und Werkzeuge. 

Einzelschritte des Change Management

Einzelne Schritte, die eine Veränderung in der Organisation schaffen, sind folgende:

1. Defizitbewusstsein: Es besteht ein herrschender oder ein sich abzeichnender Mangel innerhalb der Organisation (zum Beispiel: Umsätze sinken, Mitarbeiterschaft ist unzufrieden, Umstrukturierung erfordert Anpassung). Der Führung wird bewusst: Ohne Änderungsprozess kann die Organisation nicht weiter bestehen.
2. Problemanalyse: Der Ursprung und die Auswirkungen des Mangels benötigen eine Untersuchung. Die Führung muss sich fragen, ob sie die Probleme in ihrem Umfang selbst erfassen kann oder ob sie externe Hilfe benötigt.
3. Zielformulierung: Sobald die Organisation erfasst hat, woher die Probleme rühren und wie sie sich auswirken, formuliert sie ihren Zielzustand. Das Ziel muss sinnvoll und erreichbar sein. Dieser Schritt erfordert Genauigkeit, weswegen Organisationen hier oftmals externe Beratung suchen.
4. Konzepterstellung: Steht das Ziel fest, muss gefragt werden, wie es erreicht wird und welche konkreten Prozesse dafür notwendig sind. In diesem Schritt werden auch die Budgetierung und der zeitliche Rahmen bestimmt.
5. Kontrolle: Während der gesamten Umsetzung greift das Change Management ein und lenkt den Prozess in geordnete Bahnen. Dazu ist eine genaue Dokumentation und Reporting notwendig, um Prozesse zu optimieren und den angestrebten Zielzustand zu erreichen. Die Veränderung benötigt Stabilisierung.

Methoden und Werkzeuge

Um den idealen Zielzustand zu bestimmen, braucht es Daten und Informationen, die mit entsprechenden Methoden gewonnen werden. Auf ihnen basiert die Umsetzung. Für einen erfolgreichen Veränderungsprozess ist vor allem der menschliche Faktor entscheidend: Die Mitarbeiterschaft muss nicht nur die Veränderung annehmen, sondern auch mittels Kompetenzen umsetzen können. Die Führung hingegen benötigt ein Coaching, um entsprechend voranschreiten zu können. Folgende Methoden und Werkzeuge können den einzelnen Prozessschritten hilfreich sein:

1. Defizitbewusstsein: 
   • Marktforschung
   • Konkurrenzanalyse
   • Umfragen innerhalb der Organisation
2. Problemanalyse
   • Analyse der Organisationskultur
   • Prozessanalyse
3. Zielformulierung
   • Maßnahmen zur Verbesserung der Kommunikation
   • Konfliktmanagement
   • Strategie-Workshops
4. Konzepterstellung
   • Team Building-Maßnahmen
   • Einzelcoachings
   • Stakeholder-Analyse
   • Coaching der Führungskräfte
5. Kontrolle
   • Prozessoptimierung 
   • Change Reporting

Die Umsetzung einer Veränderung ist komplex und langwierig. Die Unternehmensführung muss einerseits gut organisiert sein, andererseits muss sie sich auf Widerstände der Mitarbeiterschaft einstellen. Häufige Gründe, weswegen ein Change Management scheitert, sind:

• Keine klare Kommunikation:
  Das Ziel der Veränderung leuchtet den Angestellten nicht ein. Mitarbeitende sollen ihr Verhalten ändern, ohne dass klar ihnendass ihnen klar ist, welcher Zustand erreicht werden soll und warum. Es fehlt Vertrauen in den Änderungsprozess.
• Mangelnde Rücksichtnahme:
  Ein Change Prozess kann äußerlich schnell umgesetzt werden (Umstrukturierungen, Zusammenlegungen), doch ein kultureller Wandel innerhalb der Organisation benötigt Zeit. Die Umsetzung darf nicht radikal ausfallen, die Planung sollte Maßnahmen wie Coachings, Workshops und auch Gespräche berücksichtigen und Mitarbeitende motivieren. Dazu sollte die Führung die Veränderung vorleben.
• Fehlender Fokus:
  Ein Change Management kann unterschiedliche Ziele verfolgen und sollte seine Einzelschritte darauf ausrichten. Ist der Fokus nicht klar (beispielsweise weil die Führung Expansion, besseres Kundenangebot und Innovation gleichzeitig will), kann das Unternehmen im Prozessverlauf den Überblick verlieren.
  
• Mangel an Ressourcen:
  Ein Change Management muss genügend Budget und vor allen Dingen Zeit für die Angestellten einkalkulieren. Die Mitarbeiterschaft benötigt Coachings, um den neuen Aufgaben gerecht zu werden – und die können oft nicht neben der Arbeitszeit absolviert werden.

Neben betriebswirtschaftlichem Wissen, passender Technologie und methodischem Vorgehen benötigt es vor allem den richtigen, psychologischen Umgang. Damit Change Management gelingt, gibt es einige Regeln, deren Einhaltung den Erfolg wahrscheinlicher machen:

• Spezifische Ziele setzen (Orientierung an SMART: Spezifisch, messbar, attraktiv, relevant und terminiert)
• Alle Beteiligten frühzeitig informieren
• Notwendigkeit der Veränderung verständlich machen
• Mitarbeitende mit einbeziehen und den Dialog suchen
• Angestellte für neue Aufgaben qualifizieren
• Notwendige Veränderung und Bereitschaft dafür vorleben
• Kleine wie große Erfolge benennen und mit Angestellten feiern

Digitalisierung, Ansprüche der Mitarbeiterschaft und ständige wirtschaftliche Veränderungen sorgen für sich schnellfür schnell wandelnde Märkte. Unternehmen müssen reagieren, um konkurrenzfähig und bestehend ändig zu bleiben. Bei grundlegenden Veränderungen handelt es sich nicht lediglich um überschaubare Projekte, sondern lange und umfassende Prozesse. Dafür benötigt es qualifizierte Change Manager*innen, die Veränderungen in einer Organisation über Jahre begleiten.

Der berufsbegleitende Masterlehrgang Projekt- und Prozessmanagement der Technikum Wien Academy vermittelt notwendige Kompetenzen im Change Management. Der Lehrgang umfasst sowohl betriebswirtschaftliches und technisches Know-How als auch psychologisches Feingefühl, um die Mitarbeiterschaft während der Veränderung zu begleiten.

Quellen:

https://www.personio.de/hr-lexikon/change-management/
https://www.wonderwerk.com/change-management/change-management-definition-prozess/
https://www.business-wissen.de/hb/was-ist-change-management-oder-veraenderungsmanagement/
https://de.wikipedia.org/wiki/Ver%C3%A4nderungsmanagement
https://organisationsberatung.net/change-management-definition-was-ist-change-management/