Prozessmanagement - kurz erklärt
Das Prozessmanagement spielt dann eine Rolle, wenn mehrere Mitarbeiter*innen und Maschinen an Aufgaben gemeinsam arbeiten. Um ein effektives Zusammenspiel zu erwirken, identifiziert, dokumentiert, implementiert, verbessert und steuert das Prozessmanagement die nötigen Arbeitsabläufe. Die Steuerung des Prozessmanagements umfasst dabei die strategische (langfristige) und die operative (kurzfristige) Umsetzung.
Darüber hinaus fällt unter das Prozessmanagement die Festlegung der verschiedenen Rollen für die entsprechenden Prozesse. Im Deutschen ist das Prozessmanagement auch bekannt als Geschäftsprozessmanagement oder im Englischen als Business Process Management.
1. Was ist ein Prozess?
Als „Prozess“ beschreibt man einen wiederholbaren, etablierten Ablauf von Aktivitäten innerhalb eines Unternehmens. Es handelt sich um Arbeitsschritte, durch welche ein geschäftliches Ziel erreicht werden soll. Dementsprechend werdenird ein Input (Einsatz) und ein Output (Ergebnis) für einen Prozess definiert.
Der Prozess soll im Zuge des Prozessmanagements optimiert werden. Dazu stellen sich dem Management Leitfragen, die es für eine verbesserte Zusammenarbeit zu beantworten gilt:
- Werden alle Aufgaben zum Erreichen des Ergebnisses bearbeitet?
- Werden die Aufgaben in der optimalen Reihenfolge umgesetzt?
- Werden alle Aufgaben effizient an alle Mitarbeiter*innen und Maschinen verteilt?
- Kommunizieren alle in den Prozess involvierten Personen effektiv miteinander?
Je nachdem, wie die Antworten auf die Leitfragen ausfallen, lassen sich Maßnahmen für die Prozesse planen. Dazu gehören zum Beispiel die Überwachung und Dokumentation, detaillierte Planung, sowie die genaue Durchführung der festgelegten Prozesse.
2. Ziele des Prozessmanagements
Das Prozessmanagement muss in erster Linie die ablaufenden Prozesse im vollen Umfang verstehen. Die vorhandenen Informationen sollen bestmöglich genutzt werden. Übergeordnetes Ziel lautet, die Wertschöpfungskette möglichst effizient zu gestalten. Dieses Ziel wird durch weitere Teilziele erreicht:
- Schnellere und kostengünstigere Produktion
- Erhöhte Flexibilität auf Marktveränderungen
- Verbesserte Qualität
- Stärkere Orientierung an Kundenwünschen
3. Arten des Prozessmanagements
Die Steuerung von Prozessen wird in zwei Kreisläufe eingeteilt. Einen operativen Teil, der kurzfristig verläuft (bis zu einem Jahr) und einen strategischen Teil, der langfristig verläuft (bis zu 20 Jahre).
3.1 Operatives Prozessmanagement
Dieser Kreislauf fokussiert sich einerseits auf die Prozessplanung (= Festlegung der Ziele und Einteilung der Budgets), in der alle notwendigen Instrumente für den Ablauf eingerichtet werden (zum Beispiel Prozesskostenrechnung, IT-Anwendungen, Reportingsystem). Andererseits umfasst es die Planung folgender Schritte:
- Prozessausführung
- Prozessmonitoring
- Prozessanalyse
- Prozessverbesserung
3.2 Strategisches Prozessmanagement
In diesem Kreislauf rücken alle Schritte in den Fokus, die für die langfristige Strategie des Unternehmens relevant sind. Kernprozesse werden festgesetzt und strategische Unternehmensziele werden entwickelt. Das Prozessmanagement soll in diesem Zuge auf Unternehmensziele ausgerichtet werden. Außerdem wird mittels strategischem Prozessmanagement im Umkehrschluss überprüft, ob das Erreichen der Unternehmensziele realistisch ist. So kann auf einen eventuellen, strategischen Anpassungsbedarf geschlossen werden.
4. Rollen im Prozessmanagement
Erfolgreiches Prozessmanagement bedeutet effiziente Zusammenarbeit. Dafür wird allen am Prozess beteiligten Personen eine Rolle zugewiesen. Diese Rollenverteilung verfolgt zwei Ziele: Die Führung von Prozessen soll somit sichergestellt werden und die Ausführung von Prozessen wird somit ermöglicht.
Jede Rolle in einem Prozess wird einer Person zugeschrieben und organisatorisch verbindlich festgelegt:
- Ausführende Prozessrolle
- Führende Prozessrolle
- Beratende Prozessrolle
Ferner müssen die Rollen und ihre Anforderungen klar benannt werden. Hierfür wird das AKV-Prinzip genutzt: A für Aufgaben, K für Kompetenzen und V für Verantwortung. Somit weiß jede im Prozess eingebundene Person, welche Zuständigkeit sie und andere haben.
5. Methoden im Prozessmanagement
Für das erfolgreiche Managen von Prozessen existieren mehrere Methoden mit unterschiedlichen Ansätzen. Die etabliertesten sind:
- Das Lean-Management: Die gesamte Wertschöpfungskette soll durch die Vermeidung von Verschwendung effizienter gestaltet werden. Es verspricht vor allem dann Erfolg, wenn dieses Management auf das gesamte Unternehmen angewandt wird.
- Die KAIZEN-Methode: Hierbei werden einzelne Prozesse kontinuierlich verbessert. Nach diesem Prinzip erfolgen Verbesserungen bezüglich Produktivitätssteigerung, Ressourceneinsparung und Verbesserung der Zusammenarbeit in kleinen Schritten.
- Business Process Reengineering: Geschäftliche Abläufe werden komplett neu organisiert bzw. neu gestaltet. Mittels dieser radikalen Methode soll die Qualität grundlegend gesteigert werden, wobei sich primär an der Kundschaft und dessen Wünsche orientiert wird.
6. Unterschiede zwischen Prozess- und Projektmanagement
Bei Prozessen handelt es sich um Vorgänge, die alle notwendigen Schritte vom Start bis zum Ziel umfassen, sich wiederholen und in den meisten Fällen etabliert sind. Ein Projekt hingegen ist einmalig, zeitlich begrenzt und umfasst Aufgaben, die zu einem fertigen Produkt führen.
Demzufolge werden Projekte anders gemanagt als Prozesse:
- Jedes Projekt bedarf ein eigenes Projektmanagement, für das ein spezielles Team zusammengestellt wird. Es kommt zum Einsatz, wenn ein Projekt komplex ist und zeitliche sowie finanzielle Vorgaben hat. Es kann auch, je nach Branche, innovative Ansätze erfordern.
- Das Prozessmanagement hingegen versucht, immer wiederkehrende Abläufe zu optimieren. Diese ständige Optimierung ist besonders im Zuge der anhaltenden und fortschreitenden Digitalisierung unerlässlich. Das Zusammenspiel von Mitarbeiter*innen und Maschinen wird in Zukunft immer höheres Effizienzpotenzial aufweisen, Marktsituationen werden sich verändern und neue spezielle Softwarelösungen werden den Markt bereichern. Ein erfolgreiches Prozessmanagement versteht es, darauf zu reagieren.
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Quellen:
- https://refa.de/service/refa-lexikon/prozessmanagement, REFA AG
- https://der-prozessmanager.de/aktuell/wissensdatenbank/prozessmanagement-definition, DER PROZESSMANAGER GmbH
- https://bpmo.de/bpm-wiki/prozessmanagement/, BPM&O GmbH
- https://studyflix.de/wirtschaft/prozessmanagement-4973, Studyflix GmbH
