Wie funktioniert Projektmanagement?
Mithilfe des Projektmanagements werden Projekte geplant, durchgeführt und abgeschlossen. Es ist notwendig, wenn ein Projekt mit einer vorgegebenen Qualität und in einem zeitlichen sowie finanziellen Rahmen umgesetzt werden soll.
Ein Projekt zeichnet sich dadurch aus, dass es ein einmaliger Prozess eines Unternehmens ist. Dieser Geschäftsprozess wird von der Geschäftsführung beauftragt und von einem gezielt zusammengestellten Team gemanagt. Durch die individuellen Ansprüche eines Projekts ist eine klare Definition der Ziele, Planung und Einteilung der Rollen sowie Aufgaben Voraussetzung.
1. Projektmanagement Definition
Ein Projektmanagement ist erforderlich, wenn ein Projekt komplex, zeitlich und finanziell eingeschränkt ist und – je nach Branche – innovative Lösungsansätze benötigt.
Ein Projektmanagement umfasst
- Führungsaufgaben,
- eine strukturierte Organisation
- sowie Techniken und Mittel zur erfolgreichen Projektdurchführung.
Für das Projektmanagement ist eine eindeutige Zieldefinition unerlässlich. An ihr können sich alle Projektmitglieder orientieren und eine konkrete Planung für das Projekt vornehmen.
Das Projektmanagement ist stark planungsgeprägt. Instrumente wie Business Cases, Lastenhefte oder auch Kick Off-Meetings mit allen Beteiligten helfen bei der Vorbereitung. Alle Projektmitglieder sollten dieselbe Vision teilen und klaren Regeln folgen.
Besonders die Software-Entwicklung greift zunehmend auf ein agiles Projektmanagement zurück, welches den Rahmen für verschiedene Vorgehensmodelle vorgibt. Hierbei reagiert das Management, wenn sich Anforderungen im Projektverlauf ändern. Es bleibt somit dynamisch und flexibel.
Projekte werden von der Unternehmensleitung in Auftrag gegeben und richten sich nach der Unternehmensstrategie. Der Erfolg eines Projekts wird auch dadurch bestimmt, inwiefern es zu festgelegten Unternehmenszielen beiträgt. Folglich ist die Unternehmensführung in den Projektablauf involviert.
2. Teilbereiche des Projektmanagements
Das Projektmanagement umfasst zahlreiche Aufgaben, die grundlegende bis sehr detaillierte Ziele verfolgen. Das PMI (Project Management Institute) hat die Aufgaben des Projektmanagements in neun Teilbereiche gegliedert:
- Integrationsmanagement: Im Integrationsmanagement werden alle notwendigen Prozesse koordiniert. Es regelt die Aufgabenabstimmung, die Ressourcenverteilung und die Anpassung an Stakeholder-Erwartungen. Sind Projektanforderungen konkurrierend, wägt das Integrationsmanagement die beste Lösung ab. Während des Projekts werden Situationen immer wieder neu eingeschätzt.
- Inhalts- und Umfangsmanagement: Bei dem Inhalts- und Umfangsmanagement wird definiert, welche Aufgaben ein Projekt umfasst. Dazu werden zum Projektbeginn relevanten Daten und Faktoren (Unternehmen, Projektauftrag und dessen vorläufige Beschreibung, historische Daten, Stakeholder) genutzt.
- Zeitmanagement: Bei Projektbeginn wird ein Zeitplan für Vorgänge und Meilensteine entwickelt. Das Zeitmanagement kümmert sich um die Einhaltung dieses Zeitplans sowie aller Fristen und reagiert bei Verzögerungen.
- Kostenmanagement: Bei der Projektinitiierung werden Personalaufwand und Kosten geschätzt und finanzielle Mittel möglichst effizient verplant. Entscheidungen richten sich nach der Wirtschaftlichkeit des Projekts. Während des Projektverlaufs werden die Kosten überwacht.
- Qualitätsmanagement: Das Qualitätsmanagement reguliert alle Prozesse, Aufgaben und Methoden, welche die Qualität eines Produktes oder einer Dienstleistung betreffen. Es agiert in der Planung, Sicherung, Prüfung und Verbesserung der Qualität. Oftmals wird das Qualitätsmanagement nicht allein für das Projekt einberufen, sondern handelt im Sinne des Unternehmens und innerhalb von Unternehmensleitlinien.
- Personalmanagement: Das Personalmanagement verantwortet vor Beginn des Projekts die Personalakquise und die Teamentwicklung. Außerdem ist es für die Zeiteinteilung der Teammitglieder für die jeweiligen Aufgaben und die Teamzusammensetzung verantwortlich.
- Kommunikationsmanagement: Das Kommunikationsmanagement hat die Aufgabe, alle Beteiligten über das Projekt auf dem Laufenden zu halten. Es erfasst relevante Informationen und bereitet sie für die jeweilige Empfängergruppe angemessen auf.
- Risikomanagement: Mit jedem Projekt gehen Unsicherheiten einher. Zum Beispiel können Mitarbeiter*innen ausfallen oder Materialien nicht geliefert werden. Das Risikomanagement erfasst die möglichen Risiken und bewertet sie nach Eintrittswahrscheinlichkeit. Es entwickelt Vorsorgemaßnahmen und setzt diese um, sollten sie notwendig sein.
- Beschaffungsmanagement: Alle für das Projekt benötigten Waren und Leistungen werden vom Beschaffungsmanagement organisiert. Es plant den Einkauf, holt Angebote ein, wählt passende Lieferanten aus und gestaltet entsprechende Verträge.
3. Projektmanagement Phasen
Ein Projekt durchläuft vier Phasen, die jeweils unterschiedliche Ansprüche an das Projektmanagement stellen. Zur Orientierung können die einzelnen Phasen mit einem Projektphasenmodell visualisiert werden.
Phase 1: Startphase
Bevor ein Projekt angegangen wird, werden die Ansprüche von Stakeholdern erfasst. Sie schaffen die Grundlage für das gesamte Projekt. Erst, wenn ein Unternehmen das Projekt in Auftrag gibt, startet es formal.
Das Projektmanagement hat in der Startphase die Aufgabe, Projektinhalte, Dauer, Kosten und Aufwand sowie Rahmenbedingungen im Projektstrukturplan zu umreißen, wobei noch nichts bezüglich der Umsetzung entschieden werden muss. Das Fundament der Startphase ist eine genaue Definition des Projektziels. Es muss vollständig, messbar, realisierbar und terminiert sein. Die Abnahmebedingungen werden ebenfalls festgehalten und ein Risikomanagement wird vorgenommen. Anhand des Projektstrukturplans werden die erforderlichen Teammitglieder und ihre Rollen im Projektteam bestimmt.
Phase 2: Planung
Anhand des Projektstrukturplans wird eine konkretere Projektplanung vorgenommen, welche die Vorgänge für die Umsetzung formuliert. Zu erreichende Meilensteine werden definiert. Die genauen Kosten für einzelne Projektvorgänge müssen erfasst, kalkuliert und finanziert werden, Vereinbarungen mit Zulieferern und anderen Vertragspartnern werden getroffen und schriftlich fixiert.
Das Projektmanagement legt fest, wie Teammitglieder terminlich eingesetzt werden. Daraufhin wird ein verbindlicher Durchführungsplan erstellt. Zum Projektstart werden alle Beteiligten über Ziele, Zuständigkeiten, Risiken und Rahmenbedingungen umfassend informiert.
Phase 3: Durchführung und Steuerung
Die Projektplanung wird schrittweise umgesetzt, die erteilten Arbeitsaufträge abgearbeitet. Das Projektmanagement hat die Aufgabe, die gesamte Umsetzung mit Soll-Ist-Vergleichen zu überprüfen und zu steuern. Es muss Abweichungen hinsichtlich Kosten, Ressourcen und Zeit (Trendanalysen) identifizieren, Konsequenzen prognostizieren und Gefahren wirksam entgegensteuern. Das begleitende Risikomanagement schätzt Risiken ein und verantwortet Gegenmaßnahmen.
Die Anforderung an das Projektmanagement lautet in dieser Phase, eindeutige Daten zu erheben und passende Korrekturen vorzunehmen. Dafür ist eine regelmäßige und ehrliche Kommunikation innerhalb des Teams unabdingbar.
Phase 4: Abschluss
Das Projektmanagement muss gewährleisten, dass die vorliegenden Projektergebnisse mit den festgelegten Zielen und Abnahmevoraussetzungen übereinstimmen. Ist das der Fall, nimmt der Auftraggeber das Ergebnis ab und das Projekt ist formal beendet.
Team und Management reflektieren in einer Besprechung den Projektablauf. Erkenntnisse und Verbesserungsvorschläge für Folgeprojekte werden geteilt. Außerdem nimmt das Projektmanagement eine Nachkalkulation vor, worin Aufwand, Kosten und Zeit mit der Projektplanung verglichen werden. Ein Projektabschlussbericht wird erstellt und alle im Zuge des Projekts erstellten Dokumente gesammelt, um für eine spätere Revision verfügbar zu sein.
4. Projektmanagement Methoden
Das Projektmanagement umfasst mehrere Teilbereiche (siehe oben) und gilt daher als Querschnittsaufgabe. Dementsprechend existieren für die einzelnen Teilbereiche gesonderte Methoden, auf die Projektmanager*innen zurückgreifen können. So besitzen zum Beispiel Risikomanagement oder Kommunikationsmanagement Methoden, die auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten sind.
Nichtsdestotrotz gibt es auch Methoden, die beim allgemeinen Projektmanagement angewendet werden können. Einige Beispiele wären:
- Die Meilensteintrendanalyse (MTA), mit der Zwischenziele definiert und terminlich fixiert werden. Sie hilft bei der Einteilung und kontinuierlichen Prognose des Projekts.
- Die Kanban-Methode, mit der das Projekt in Aufgaben eingeteilt wird und der jeweilige Status verfolgt wird.
- Die Scrum Methode, mit der Anforderungen und Ergebnisse schrittweise erfasst werden. Das Projekt wird in einzelne Etappen („Sprints“) unterteilt, nach denen ein Zwischenergebnis erzielt wird. Von dem Zwischenergebnis ausgehend erfolgt der nächste „Sprint.“ Es gehört zu den agilen Methoden.
5. Projektmanagement Tools
Eine oder mehrere Softwares, auf die alle Projektmitarbeiter jederzeit Zugriff haben, können das Projektmanagement deutlich vereinfachen. Sie schaffen Überblick und beschleunigen Arbeitsprozesse, die immer wiederkehren. Ebenso strukturieren Sie die Projektarbeit und steigern den Workflow.
Dabei sollte die Software für das Projekt geeignet sein, was heißt: Sie sollte Funktionen anbieten, die benötigt und genutzt werden. Außerdem sollten Projektmitglieder geschult und motiviert werden, das Tool durchgängig zu verwenden. Auch sollten die Tools an bestehende Programme (für Buchhaltung, Terminkalender etc.) angebunden werden können.
Grafiken, Diagramme und Symbole helfen, komplexe Sachverhalte verständlich darzustellen. Mit Visualisierungs-Tools können Mitarbeiter*innen Ideen, Ziele oder Ergebnisse schnell prüfen und überblicken. Es erleichtert zudem die Kommunikation zwischen Teammitgliedern aus verschiedenen Bereichen. Die ganzheitliche Abbildung von Projekten und Prozessen kann außerdem die Motivation im Team steigern.
6. Rollen im Projektmanagement
Das Projektmanagement verantwortet die Zuteilung von Rollen im Projekt. Teammitglieder müssen ihre Rollen kennen, um jederzeit effizient arbeiten zu können. Jeder sollte wissen, wo seine Aufgaben und Verantwortungen liegen, damit Entscheidungen getroffen werden können und das Projekt vorankommt. Darüber hinaus müssen Rollen und Zuständigkeiten, die nicht im aktiven Projektgeschehen involviert sind, klar sein. Folgende Rollen müssen verteilt werden:
- Auftraggebende des Projekts: Hat das Projekt initiiert und besitzt höchste Entscheidungsgewalt.
- Projektmanagement: Regelt die Planung sowie Organisation des Projekts und trägt Verantwortung für Erfolg.
- Projektleitende: Ist für die inhaltliche Planung verantwortlich und koordiniert Teammitglieder.
- Projektmitarbeitende: Sind für spezifische, fachliche Aufgaben verantwortlich.
- Stakeholder: Interessenten oder Interessentengruppen, die Anforderungen an das Projekt stellen.
Eine klare Rollenverteilung ist der Schlüssel für die Kommunikation innerhalb des Projekts. Falls Fragen entstehen, muss für alle Mitglieder klar sein, welche Ansprechpartner*innen bzw. Entscheider*innen in den jeweiligen Verantwortungsbereichen zuständig sind. Eine Methode für die Rollenverteilung ist das „Role Model Canvas“, das visuell arbeitet.
7. Anforderungen an Projektmanager*innen
Das Projektmanagement trägt die Verantwortung für das Projekt und ist Ansprechpartner*in für alle Stakeholder wie Unternehmensführung, Projektmitarbeiter*innen oder Kund*innen. Um das Projektteam erfolgreich leiten zu können, sind Führungsqualitäten unabdingbar. Dazu gehören konkret:
- Die Fähigkeit, das Team zu überzeugen und zu motivieren,
- Kommunikations- und Entscheidungsfähigkeit,
- diplomatisches Verhalten,
- lösungsorientiertes und kreatives Denken
- sowie Initiativkraft.
Neben diesen Fähigkeiten müssen Projektmanager*innen für folgende Aufgaben qualifiziert sein:
- Projektplanung und Erstellung eines Projektablaufplans
- Kalkulation von Kosten und Ressourcen
- Organisation und Controlling aller Aktivitäten innerhalb des Projekts
- Koordination des Teams und Kommunikation mit Stakeholdern
Aufgrund der Globalisierung und des Outsourcings werden immer mehr internationale und interkulturelle Projekte in Auftrag gegeben. Projektmanager*innen leiten also vermehrt Projekte, die nicht mehr nur an einem Standort umgesetzt werden. Demnach ist verstärkt die Fähigkeit gefragt, Teams virtuell führen und untereinander sozial vermitteln zu können.
8. Projektmanagement Ausbildung
Die Anforderungen an das Projektmanagement steigen, allerdings bieten sie auch viele Möglichkeiten hinsichtlich neuer Methoden und der internationalen Vernetzung. Projektmanager*innen müssen in der Lage sein, theoretisches Wissen praktisch umzusetzen – also Kosten, Qualität und Timing auszubalancieren.
Lerne in unserem berufsbegleitenden Master-Lehrgang Projekt- und Prozessmanagement effiziente Methoden und die nötigen sozialen Kompetenzen sowie Soft Skills kennen. Qualifiziere dich zum/zur Projektmanager*in und setze das Know-How direkt im Unternehmen um!
Quellen:
- https://www.factro.de/blog/projektmanagement/, Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KG
- https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/projektmanagement-pm-46130, Springer Gabler | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH
- https://www.projektmagazin.de/projektmanagement-kompakt, Berleb Media GmbH
